Nechci slevu zadarmo. I tímto výrokem je možné popsat služby některých poskytovatelů elektronických aukcí. Co dělat, aby to tak nebylo? např. čtěte dále tento příspěvek.

V souvislosti s výběrovými řízeními  (VŘ) (nejčastěji s použitím elektronických aukcí (eaukcí)) se setkáváme s pojmem poskytovatel, popř. poskytovatel eaukcí. Porovnáváme jejich nabídky, jejich ceny, jejich výhodnost. Má to jen jednu chybu, mnohdy porovnáváme jablka s hruškami. Proč? Protože pod pojmem poskytovatel se skrývá mnoho různých firem s různými, mnohdy až diametrálně odlišnými, nabídkami.

Aby to tak nebylo, pojďme si rozkrýt, co se za jednotlivými poskytovateli skrývá.

Co bychom měli provést pro zdárný průběh VŘ

Nejdříve si definujme základní / hlavní body a činnosti, které musíme při přípravě a provedení výběrového řízení za použití eaukce provést:

1. ANALÝZA
   • Zjištění jaké položky jsme nakupovali, nakupujeme a jaké plánujeme nakupovat, určení měrných jednotek a kvantifikace položek v Kč a v ks
   • Seskupení položek do skupin podle účelu použití nebo podle předpokládané struktury dodavatelů
   • Vyčíslení jednotlivých skupin
   • Přiřazení jednotlivých skupin konkrétním výběrovým řízením
   • Určení komise / způsobu rozhodování o vítězích
2. ZADÁNÍ
   • Návrh smluv zadavatel - dodavatel
   • Definování (popis) jednotlivých položek. Dost obecný, aby bylo možno soutěžit a dost přesný, abychom dostali, co potřebujeme
   • Definice požadovaných obchodních a dodacích podmínek (splatnosti, dodací lhůty, garance apod.)
   • Harmonogram VŘ
   • Zodpovědné osoby za zadavatele
   • Seznam dodavatelů, které chceme oslovit
   • Jiné podmínky a parametry
3. Provedení
   • Příprava eaukční síně
   • Spuštění eaukční síně
   • Oslovení dodavatelů
   • Ověření u dodavatelů, jestli obdrželi pozvánku (zpravidla telefonicky) do VŘ
   • Sběr dotazů a odpovědi na ně (v případě poskytovatelů podle potřeby po konzultaci se zadavatelem)
   • Vlastní provedení eaukce  (administrace eaukce)
   • Příprava protokolu z eaukce
   • Řešení námitek
   • Výběr vítězů
   • Příprava smluv s vítězi
   • Závěrečné vyhodnocení VŘ a zveřejnění výsledků
   • Technická kontrola celého procesu

Jak je vidět, pro zdárný výsledek VŘ toho musíme vykonat docela dost a bude nás to stát poměrně hodně času.

Co pro nás jednotliví poskytovatelé udělají?

Poskytovatel prostoru

To je firma, která provozuje aukční software na svém serveru a pronajímá jednotlivé aukční síně. Klient (tedy my) si pronajmeme prostor a sami, svými silami, si připravíme eaukci, tj. všechny body, mimo technické kontroly celého procesu, si musíme připravit a provést sami. Za správnost a úplnost zařazení položek do jednotlivých VŘ si ručíme sami.

Poskytovatel software

Velmi podobné předchozímu typu. Většinou jsou poskytovány některé další služby, např. kontrola eaukce, jestli správně nastavená a je poskytována poradenská služba (telefon, email, ICQ apod.). Ostatní opět sami. Za správnost a úplnost zařazení položek do jednotlivých VŘ si ručíme sami.

Poskytovatel eaukcí

Zde se pohybuje většina větších výrobců eaukčního software. My sami si uděláme analýzu, nadefinujeme jednotlivé položky, určíme si veškeré podmínky aukce a připravíme si zadání. Poskytovatel nám pak v tomto případě provede eaukci, tj. připraví aukční síň (z našich podkladů), spustí eaukci, ověří dodavatele, zadministruje vlastní eaukci a připraví protokol z eaukce. Ostatní věci si musíme zařídit sami, i když už toto penzum služeb nám ušetří čas. Za správnost a úplnost zařazení položek do jednotlivých VŘ si ručíme sami.

Poskytovatel služby

Poskytovatel služby zpravidla provede celý proces od zadání po technickou kontrolu eaukce (mimo analýzu) téměř celé sám svými silami. Jediné body, kdy je nezbytná součinnost se zadavatelem je při definování položek a obchodních a dodacích podmínek, konzultace k dotazům dodavatelů, výběr vítězů a podpis smluv s dodavateli. Za správnost a úplnost zařazení položek do jednotlivých VŘ si ručíme sami.

Poskytovatel komplexní služby

Poskytovatel komplexní služby zpravidla provede celý proces od analýzy po technickou kontrolu eaukce téměř celé sám svými silami. Jediné body, kdy je nezbytná součinnost se zadavatelem je při definování položek a obchodních a dodacích podmínek, konzultace k dotazům dodavatelů, výběr vítězů a podpis smluv s dodavateli. V tomto případě také poskytovatel ručí (je potřeba ošetřit ve smlouvě, aby ručil) za správnost a úplnost zařazení položek do jednotlivých VŘ.

Samozřejmě mohou existovat i jiné varianty poskytovatelů, stejně jako jeden a tentýž subjekt může být jak poskytovatelem služby, tak i poskytovatelem komplexní služby (podle přání zadavatele).

Závěr

Cílem tohoto jednoduchého přehledu bylo ukázat na variabilitu v pojmu poskytovatel v souvislosti s výběrovými řízeními s použitím eaukcí. Vybírejte podle toho, co je pro Vás nejvýhodnější, co Vám přinese největší užitek, největší přínos jak finanční, tak i v úspoře času a možnosti věnovat se něčemu jinému.